공문서 날짜 및 시간 작성법과 연도 축약 팁

공문서를 작성하는 것은 행정기관이나 기업의 일상적인 업무 중 하나입니다. 특히 날짜와 시간의 표기는 공문서에서 중요한 역할을 하며, 이러한 표기가 올바르지 않으면 혼선을 초래할 수 있습니다.

이번 글에서는 공문서에서 날짜와 시간을 작성하는 방법, 그리고 연도를 축약하는 팁에 대해 자세히 알아보겠습니다.

공문서 날짜 표기법

공문서를 작성할 때 날짜를 표기하는 방법은 다음과 같은 원칙이 있습니다. 이 원칙을 준수하면 문서가 더욱 명확하고 전문적으로 보일 수 있습니다.

아라비아 숫자 사용

공문서에서 날짜를 표기할 때는 아라비아 숫자를 사용하는 것이 원칙입니다. 연도, 월, 일의 글자는 생략하고 각 숫자 뒤에 마침표를 찍어야 합니다.

아래의 표는 올바른 날짜 표기법을 정리한 것입니다.

잘못된 표기	올바른 표기
2021.12.12.	2021. 12. 12.
1985.09.06.	1985. 9. 6.

위의 표에서 볼 수 있듯이, 날짜를 표기할 때 0으로 시작하는 숫자는 생략해야 하며, 각 숫자 사이에는 공백을 두어야 합니다. 이를 통해 문서가 한층 더 깔끔해 보이게 됩니다.

요일 표기

요일을 표기할 때는 마침표 뒤에 띄어쓰기를 하지 않아야 합니다. 예를 들어, "2021. 7. 15.(목)"와 같이 작성해야 합니다.

이는 날짜와 요일 간의 구분을 명확히 하기 위함입니다.

기간 표기

기간을 표기할 경우에는 물결표(-) 또는 붙임표(-)를 사용할 수 있습니다. 두 가지 방법 모두 유효하며, 선택한 방법에 일관성을 유지하는 것이 필요합니다.

아래의 표는 기간 표기법을 정리한 것입니다.

방법	예시
물결표 사용	2021. 7. 15.-7. 21.
붙임표 사용	2021. 7. 15.-7. 21.

기간을 표기할 때 연도가 겹치는 경우, 뒤쪽의 연도를 생략할 수 있습니다. 예를 들어, "2021. 7. 15.-21."과 같은 형식으로 작성할 수 있습니다.

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공문서 시간 표기법

공문서에서 시간을 표기하는 방법 또한 날짜와 마찬가지로 몇 가지 원칙이 있습니다. 이 원칙을 잘 지켜야만 문서의 신뢰성을 높일 수 있습니다.

24시간 표기법

시간은 24시간제로 표기해야 하며, 시와 분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분합니다. 아래의 표는 시간 표기법을 정리한 것입니다.

잘못된 표기	올바른 표기
오후 3시 20분	15:20
오전 7시 9분	07:09

시와 분의 표기에서 '0'을 넣는 것은 필수입니다. 예를 들어, 3시는 03으로 표기해야 하며, 9분은 09로 표기해야 합니다.

이는 숫자의 일관성을 유지하는 데 도움이 됩니다.

공백 및 쌍점 사용

시간 표기에서 시와 분 사이에는 공백을 두지 않아야 하며, 쌍점(:)은 숫자와 붙여서 작성해야 합니다. 예를 들어, "15:20"과 같이 표기하는 것이 맞습니다.

이러한 규칙을 준수하면 문서가 더욱 전문적으로 보입니다.

시간 동안의 표기

시간 동안을 표기할 때는 물결표(-)나 붙임표(-)를 사용할 수 있으며, 이 경우에도 마찬가지로 양쪽에 공백을 두지 않아야 합니다. 아래의 표는 시간 동안 표기법을 정리한 것입니다.

방법	예시
물결표 사용	15:00-17:00
붙임표 사용	15:00-17:00

이러한 표기법을 숙지하고 있으면, 문서 작성시 시간에 대한 혼란을 줄일 수 있습니다.

연도 축약 방법

연도를 축약할 때는 주의해야 할 사항이 있습니다. 일반적으로 사용되는 표기법은 어퍼스트로피(')를 사용하여 연도를 줄여 표현하는 것입니다.

예를 들어, 2020년을 '20년'이라고 표기할 수 있습니다. 하지만 이때 어퍼스트로피와 닫는 따옴표의 혼동이 발생할 수 있으므로 주의가 필요합니다.

어퍼스트로피의 사용

어퍼스트로피는 연도 축약 시 생략을 나타내는 기호로 사용됩니다. 예를 들어, '63'은 1963년을 의미하며, 이는 영어식 표현에서 유래한 것입니다.

아래의 표는 연도 축약 방법을 정리한 것입니다.

표기 방식	예시
어퍼스트로피 사용	'20년
닫는 따옴표 사용	‘20년

위의 표에서 확인할 수 있듯이, 어퍼스트로피는 문장을 생략할 때 사용하는 기호입니다. 하지만 우리말에서는 닫는 작은 따옴표를 사용하는 경우가 많으므로 혼란이 생길 수 있습니다.

연도 표기 시의 권장 사항

문화체육부의 권장 사항에 따르면, 연도 축약 시에는 어퍼스트로피 대신 닫는 작은 따옴표를 사용하는 것이 바람직합니다. 그러나 실제 업무에서는 어퍼스트로피를 사용하는 경우가 잦으므로, 이를 유의하며 사용해야 합니다.

연도를 축약할 때는 '20년과 같은 형식으로 표기하는 것이 적절합니다. 다른 내용도 보러가기 #2

마무리

공문서 작성에서 날짜와 시간, 그리고 연도 표기는 매우 중요한 요소입니다. 이러한 표기법을 잘 지켜서 문서를 작성하면, 더욱 전문적이고 신뢰성 있는 문서를 만들 수 있습니다.

문서 작성에 있어 기본 원칙을 준수하는 것이 중요하며, 이를 통해 일관성 있고 깔끔한 결과물을 얻으실 수 있습니다. 공문서 작성 시 위의 방법들을 잘 활용하시기 바랍니다.

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